LuSigFox Benutzerhandbuch

Einführung & Erste Schritte

LuSigFox ist die Verwaltungssoftware für Luftfrachtsicherheit von CargoFox Software und Consulting – für reglementierte Beauftragte, bekannte Versender und zugelassene Transporteure. Sie verwaltet Mitarbeiter, Equipment und Partnerfirmen mit allen Schulungen und Fristen, gleicht täglich mit der EU-Datenbank ab und deckt die Frachtannahme digital ab.

Anmeldung

Sie melden sich unter Ihrer LuSigFox-Adresse mit vier Angaben an:

1. E-Mail-Adresse
2. Passwort
3. Firmencode – der Kurzcode Ihrer Firma
4. Niederlassungscode – der Kurzcode Ihrer Niederlassung (bei Firmenadmin-Konten leer lassen)

Ein Benutzer kann mehreren Firmen bzw. Niederlassungen zugeordnet sein, jeweils mit eigener Rolle. Die eingegebenen Codes entscheiden beim Anmelden, in welchem Kontext Sie arbeiten. Ihr Konto wird von einem Administrator angelegt; Ihr Passwort ändern Sie selbst unter Ihrem Namen oben rechts → Passwort ändern. Bei einem vergessenen Passwort wendet sich Ihre Niederlassung an die zuständige Administration.

Das Dashboard

Nach der Anmeldung sehen Sie das Dashboard – die Startseite mit einem schnellen Überblick:

• Bestand & Status: Ampel-Verteilung (rot/gelb/grün) über Mitarbeiter, Equipment und Partnerfirmen
• EU-Datenbank: Anzahl aktiver bekannter Versender, reglementierter Beauftragter und zugelassener Transporteure (getrennt nach Quelle „H" und „AH", siehe Abschnitt EU-Datenbank)
• Überwachte Unternehmen: Status der von Ihnen beobachteten Firmen aus der EU-Datenbank

Die sichtbaren Kacheln richten sich danach, welche Module für Ihre Niederlassung freigeschaltet sind. Oben rechts wechseln Sie jederzeit zwischen Deutsch und Englisch.

Die Hauptnavigation links führt zu allen Bereichen dieses Handbuchs; welche Einträge Sie sehen, hängt von Ihrer Rolle und den freigeschalteten Modulen ab.

Mitarbeiter, Equipment & Partnerfirmen

Diese drei Bereiche funktionieren nach demselben Muster und sind über die Hauptnavigation unter „Überwachung" erreichbar.

Die Übersichtsliste

Jede Liste zeigt in der ersten Spalte eine Ampel: Rot bedeutet mindestens eine abgelaufene Maßnahme, Gelb mindestens eine Maßnahme in der Warnfrist, Grün bedeutet alles in Ordnung. So erkennen Sie Handlungsbedarf auf einen Blick, ohne jeden Datensatz zu öffnen. Über die Filterzeile lassen sich Listen nach jeder Spalte eingrenzen, per Klick auf eine Spaltenüberschrift sortieren; Mitarbeiter sind standardmäßig nach Nachname sortiert.

Einen Datensatz anlegen oder bearbeiten

Über Neu anlegen bzw. einen Klick auf eine Zeile öffnet sich ein Bearbeiten-Fenster mit mehreren Reitern:

• Stammdaten: Name, Adresse, Ausweisnummer, Partnerfirma, Ein-/Austrittsdatum, Bemerkungen usw.
• Maßnahmen zuweisen: Maßnahmen aus dem Katalog einzeln oder über eine Vorlage (ein Bündel häufig gemeinsam benötigter Maßnahmen) zuweisen
• Maßnahmen bearbeiten / TODO: zugewiesene Maßnahmen einsehen, Ausführung samt Nachweisbeleg erfassen
• Schlüssel (nur Mitarbeiter): aktuell zugeordnete Schlüssel, siehe Abschnitt Schlüsselverwaltung
• Dokumente: beliebige Dateien in Ordnern ablegen, z. B. Verträge oder Zertifikate

Oben in der Titelleiste erzeugt der Button Akte eine vollständige PDF-Akte dieses Datensatzes (Deckblatt, Maßnahmen, Nachweis-Anhänge) zum Download oder Mailversand – praktisch für Kontrollen oder Audits.

Löschen und Archiv

Ein Datensatz mit vorhandener Historie wird nicht gelöscht, sondern deaktiviert und erscheint dann im jeweiligen Archiv (z. B. Mitarbeiterarchiv), weiterhin durchsuchbar und mit vollständiger Akte.

Maßnahmen, Fristen & TODO-Liste

Der Maßnahmen-Katalog

Unter Maßnahmen pflegen Sie den Katalog aller Schulungen, Zuverlässigkeitsüberprüfungen und sonstigen wiederkehrenden Pflichten – mit Gültigkeitsdauer und Vorlauffrist für die Warnung. Auf demselben Bereich legen Sie auch Vorlagen an: Bündel mehrerer Maßnahmen, die Sie mit einem Klick statt einzeln zuweisen ("Vorlage anwenden" in den Zuweisungs-Reitern von Mitarbeiter, Equipment und Partnerfirma).

Ausführung und Nachweis erfassen

Sobald eine Maßnahme durchgeführt wurde (z. B. eine Schulung abgeschlossen), tragen Sie das im Reiter Maßnahmen bearbeiten des betroffenen Datensatzes ein: Datum, Gültig bis, optional ein Nachweisbeleg als Datei. Mehrere Zertifikate auf einmal? Unter Nachweis-Import laden Sie einen Stapel PDF-Dateien hoch; das System erkennt per OCR automatisch Mitarbeiter, Maßnahme und Datum und schlägt die passende Zuordnung vor – Sie bestätigen nur noch.

Die TODO-Liste

Die TODO-Liste fasst alle fälligen und bald fälligen Maßnahmen zusammen: Rot für abgelaufen (inklusive Maßnahmen, die nie durchgeführt wurden), Gelb für die Warnfrist. Sie lässt sich filtern, drucken und als PDF exportieren – ideal für die tägliche Arbeit der Verantwortlichen oder als Nachweis bei einer Kontrolle.

Automatischer Mailversand

Ein Administrator kann unter Stammdaten → TODO-Versand eine feste Uhrzeit je Niederlassung sowie Empfänger hinterlegen; die TODO-Liste geht dann automatisch täglich per E-Mail an die Verantwortlichen – niemand muss mehr manuell nachsehen.

Schlüsselverwaltung

Unter Schlüssel verwalten Sie physische Schlüssel Ihrer Niederlassung: Bezeichnung, Nummer und eine interne Nummer, die sich per Klick automatisch fortlaufend vergeben lässt.

Zuordnen und Abordnen

Im Mitarbeiter-Bearbeiten-Fenster zeigt der Reiter Schlüssel die aktuell zugeordneten Schlüssel dieser Person. Über Zuordnen wählen Sie einen freien Schlüssel der Niederlassung aus; das System legt automatisch einen Protokolleintrag „ausgegeben an …" an. Abordnen gibt den Schlüssel wieder frei und protokolliert die Rückgabe.

Protokoll

Zu jeder Ausgabe oder Rückgabe lässt sich ein unterschriebenes Übergabeprotokoll als PDF erzeugen (Button Protokoll erstellen) und ein eingescannter, unterschriebener Beleg direkt am Eintrag hochladen (Hochladen und ansehen). So ist für jeden Schlüssel jederzeit nachvollziehbar, wer ihn wann hatte.

Schlüsselliste und Prüfprotokoll

Oben auf der Schlüssel-Übersicht erzeugt Schlüsselliste drucken eine vollständige Bestandsliste mit aktuellem Inhaber je Schlüssel. Für die regelmäßige physische Inventur gibt es zusätzlich Prüfprotokoll drucken: dieselbe Liste, aber mit einer Ankreuzbox je Schlüssel und einem Unterschriftsfeld am Ende zum Ausdrucken und Abhaken vor Ort.

EU-Datenbank & Überwachungslisten

LuSigFox gleicht täglich automatisch mit der EU-Datenbank ab und importiert bekannte Versender (bV), reglementierte Beauftragte (RegB) und zugelassene Transporteure. Bei Letzteren wird zwischen zwei Quellen unterschieden: H (klassische LBA-Liste) und AH (direkter Abruf aus der neuen EU-Schnittstelle, Approved Haulier).

Die EU-Datenbank-Ansicht

Unter EU-Datenbank sehen Sie den gesamten aktuellen Bestand, filter- und sortierbar nach Register, Kennnummer, Name, Ort, Land und Status. Der Stand des letzten Abrufs wird oben angezeigt.

Zugangsprotokoll

Unter EU-Datenbank → Protokoll sehen Sie die letzten täglichen Prüfungen des Datenzugangs Ihrer Firma – Zeitpunkt, Ergebnis und die Anzahl der zu diesem Zeitpunkt vorliegenden Sätze je Register (bV / RegB / Transporteure H / Transporteure AH).

Überwachungslisten

Unter Überwachungslisten legen Sie je Niederlassung eigene Listen mit Firmen an, die Sie beobachten möchten (z. B. wichtige Partner). Das System gleicht diese Firmen täglich gegen den EU-Bestand ab und führt automatisch eine Positivliste (weiterhin gültig), eine Negativliste (Status verändert) und eine Verlustliste (aus dem Register verschwunden). Ergebnis und Listen gehen täglich per Mail an die hinterlegten Empfänger und lassen sich als PDF drucken.

Validierung (e-CSD)

Unter EU-Datenbank → Validierung erstellen Sie aus einer aktiven KC- oder RA-Kennnummer die e-CSD (Consignment Security Declaration) als PDF – direkt aus dem aktuellen EU-Datenbestand, ohne Daten erneut abzutippen. Eine Übersichtstabelle zeigt alle bisher erstellten Erklärungen. Dieser Bereich steht allen Rollen offen, auch Lesern ohne Bearbeitungsrechte.

Frachtannahme

Vorgang anlegen

Unter Frachtannahme → Vorgang anlegen erfassen Sie einen neuen Annahmevorgang: Anlieferer und Spediteur suchen Sie direkt in der EU-Datenbank und ordnen sie zu, danach erfassen Sie eine oder mehrere Sendungen. Unter Vorgänge anzeigen finden Sie alle bisherigen Vorgänge wieder.

Fahrer-Registrierung und Kiosk

Fahrer registrieren sich selbst öffentlich unter der Adresse /register (Geburtsdatum ist Pflicht) und erhalten einen persönlichen Barcode-Ausweis, den sie ausdrucken oder auf dem Handy vorzeigen. An der Niederlassung meldet sich der Fahrer am Niederlassungs-Kiosk (ein Tablet oder PC mit eigenem Zugangslink je Niederlassung) per Barcode-Scan an; daraus entsteht automatisch ein Annahmeprotokoll mit demselben Barcode.

Handschriftliche Scans zuordnen

Wird das gedruckte Annahmeprotokoll vor Ort handschriftlich ergänzt und später eingescannt, lässt es sich unter Dokument hochladen wieder hochladen: Der Barcode auf dem Scan ordnet das Dokument automatisch dem richtigen Vorgang zu; ist der Barcode nicht lesbar, wählen Sie den Vorgang manuell aus.

Eine Übersicht aller registrierten Fahrer findet ein Administrator unter Administration → Registrierte Fahrer.

Berichte, Akten & Dokumente

PDF-Ausgaben im Überblick

LuSigFox erzeugt an mehreren Stellen PDFs: die Asset-Akte (Mitarbeiter/Equipment/Partnerfirma), die TODO-Liste, das Schlüsselprotokoll, die Überwachungsliste und die e-CSD. Alle lassen sich herunterladen oder direkt per Mail versenden.

Eigenes Layout je Niederlassung

Ein Administrator gestaltet unter Administration → Report-Design den Briefkopf jeder Niederlassung individuell: Logo per Drag & Drop platzieren, eigene Textbausteine und eine Akzentfarbe wählen. Dieses Layout fließt automatisch in alle fünf PDF-Ausgaben ein. Für die e-CSD und Frachtannahme-Dokumente gibt es zusätzlich einen echten Feld-Designer, mit dem sich einzelne Felder frei positionieren oder ausblenden lassen.

Zweisprachigkeit

Die Anwendungsoberfläche (Hauptnavigation, Anmeldung, Dashboard, Frachtannahme) lässt sich per Klick oben rechts zwischen Deutsch und Englisch umschalten; die Einstellung wird als Cookie gemerkt. PDF-Ausgaben und E-Mails bleiben aktuell auf Deutsch.

Benutzerverwaltung & Rollen

LuSigFox kennt fünf abgestufte Rollen:

Ein Benutzer kann mehreren Firmen bzw. Niederlassungen zugeordnet sein – mit jeweils eigener Rolle. Beim Anmelden entscheidet der eingegebene Firmen-/Niederlassungscode, in welcher Zuordnung Sie arbeiten.

Benutzer anlegen und verwalten

Ab der Rolle NL-Admin steht unter Stammdaten → Benutzer die Benutzerverwaltung zur Verfügung: neue Benutzer anlegen, Rolle ändern, Passwort zurücksetzen oder Konten deaktivieren – jeweils begrenzt auf den eigenen Zuständigkeitsbereich. Ein Firmenadmin kann so Benutzer für alle Niederlassungen seiner Firma anlegen, ein NL-Admin nur für die eigene.

Protokolle

Ab der Rolle NL-Admin steht unter Stammdaten → Protokolle ein Nachweis über Anmeldungen (wer sich wann angemeldet hat) und Änderungen (wer welchen Datensatz wann geändert hat) zur Verfügung, mit wählbarem Zeitraum – nützlich für interne Kontrollen oder einen Audit-Nachweis.

Systemadmin: optionaler Anzeigefokus

Meldet sich ein Systemadmin ohne Firmen-/Niederlassungscode an, sieht er wie gewohnt alle Firmen. Gibt er beim Anmelden gültige Codes ein, werden Listen und Dashboard – der Übersicht halber – auf diese Firma/Niederlassung eingegrenzt; die uneingeschränkten Rechte bleiben davon unberührt.